Pengertian arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Dokumen Arsip sini bisa berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan dokumen lainnya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.
Menurut kamus internasional Bahasa Indonesia, pengertian arsip yaitu simpanan surat-surat penting. Namun, berdasarkan pengertian ini, tidak seluruhnya surat bisa dikatakan arsip.
Surat dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat berikut ini:
- Surat tersebut harus masih memiliki kepentingan dan fungsi, baik di masa sekarang maupun dimasa akan datang.
- Surat yang menyimpan hal penting tersebut harus disimpan menurut sistem tertentu sehingga mempermudah ketika akan digunakan lagi.
Arsip merupakan bagian penting dari (BACA) Manajemen dan administrasi perkantoran, dimana di era sekarang sistem pengarsipan sudah tersedia dalam bentuk sistem arsip dokumen digital.
Itulah sekilas arti arsip secara dasar. Nah, asianami akan menjelaskan secara detail pengertian arsip dan sistem pengarsipan sebagai berikut.
Pengertian Arsip dan Sistem Pengarsipan
Perawatan sistem pengarsipan yang efisien adalah salah satu dari masalah kekal kantor, dan pemecahannya menuntut pengertian yang tepat akan prinsip-prinsipnya.
Tentu tidak ada sistem yang ideal dan juga tidak ada jenis peralatan ideal yang akan memenuhi persyaratan semua rekaman di setiap kantor. Dalam setiap kasus, manajer kantor harus menganalisis masalah dan memutuskan jalan keluar yang menurutnya paling tepat.
Sistem pengarsipan dapat efisien jika:
- Rekaman yang diperlukan setiap saat dapat dihasilkan tanpa penundaan yang tidak masuk akal;
- Rekaman selalu dilindungi secara maksimal selama masa periode rekaman tersebut dipertahankan untuk referensi;
- Biaya pemasangan dan pemeliharaan sistem masuk akal dengan memperhatikan pelayanan yang diperlukan.
Langkah pertama dalam merencanakan sistem pengarsipan harus berupa penjadwalan semua jenis dokumen dan rekaman yang akan disimpan.
Orang (Manajemen) yang bertanggung jawab harus diajak berkonsultasi terkait hal-hal berikut.
1. Periode Penyimpanan.
Berapa lama diperlukan, dengan alasan hukum atau administrasi, untuk mempertahankan rekaman?
2. Perlindungan.
Berapa kadar kepentingan yang melekat pada rekaman bersangkutan? Apakah ada salinan lain yang tersedia atau, bila perlu, dapatkah rekaman tersebut direkontruksi dari sumber lain? Apa sajakah syarat yang diperlukan untuk memberikan perlindungan yang memadai dari debu, kelembapan, pencurian atau kebakaran?
3. Penundaan yang dapat diterima di tempat.
Dalam menghasilkan rekaman, penundaan apa yang dapat dianggap, dalam keadaan normal, sebagai hal yang masih masuk akal?
Tidak cukup untuk mengasumsikan bahwa semua rekaman harus dihasilkan berdasarkan permintaan. Misalnya, perusahaan sering menyimpan rekaman di dalam ruangan kokoh di Bank, walaupun ada penundaan sebelum rekaman tersebut dapat digunakan.
4. Orang yang bisa menggunakan.
Siapa yang menggunakan rekaman bersangkutan? Siapa yang dengan cara biasa akan perlu mengacu kepada rekaman tersebut? Siapa yang akan perlu mengacu kepada rekaman tersebut pada keadaan khusus, dan berapa sering keadaan ini akan timbul?
5. Cara pendeskripsian.
Bagaimana rekaman tersebut akan diminta? Jawaban terhadap pertanyaan ini adalah persyaratan yang fundamental.
Karena persyaratan ini akan menentukan sistem klasifikasi yang akan digunakan. Rekaman dapat dipikirkan dengan cara-cara yang berbeda.
Misalnya seorang manajer penjualan mungkin berpikir berkenaan dengan nama pelanggan, manajer pabrik berkenaan dengan produk yang dipesan, juru tulis dengan jumlah pekerjaan.
Bila orang yang biasanya meminta untuk melihat rekaman memerlukannya, bagaimana ia akan berpikir tentang rekaman tersebut, dan bagaimana ia akan memintanya.
Jadwal lengkap yang memperhatikan (setiap hal diatas) merupakan suatu dokumen yang sangat penting.
Hal-hal penting diatas tentu akan membantu manajer kantor sehingga dapat mengetahui bagaimana cara untuk mengklasifikasi, di mana menyimpan, apa jenis peralatan yang digunakan, dan kapan menghancurkan arsip lama?
Baca juga: Pengertian Ekspor dan Impor Beserta Contohnya
Klasifikasi Arsip
Dalam memutuskan judul di mana dokumen diklasifikasikan, tujuannya adalah untuk dapat menyeleksi setiap dokumen diantara semua dokumen yang tersimpan di kantor.
Metodenya adalah dengan membagi dan membuat subbagian dokumen ke dalam kelompok-kelompok, sehingga seleksi akhirnya hanya berasal dari jumlah yang terbatas.
Dalam jadwal dokumen yang diusulkan di atas dan jenis-jenis yang luas: pesanan, faktur, korespondensi, dan lain-lain. Semua dokumen yang jatuh di dalam satu klasifikasi utama seperti itu harus mempunyai karakteristik tertentu yang sama, yaitu lima faktor yang sudah diberikan:
- Periode penyimpanan;
- Perlindungan;
- Penundaan yang dapat diterima di tempat;
- Orang yang biasa menggunakan;
- Cara pendeskripsian.
Misalkan dokumen yang memerlukan periode penyimpanan yang berbeda disimpan bersama atau dokumen itu harus dipertahankan semuanya untuk periode yang lama atau juga harus dipilah secara berkala untuk mencabut dokumen yang sudah habis masa berlakunya untuk dihancurkan.
Metode pertama memerlukan peralatan penyimpanan yang tidak perlu, dan yang kedua, tenaga kerja yang tidak perlu.
Lagi pula, bila dokumen yang memerlukan tingkat perlindungan yang bervariasi disimpan bersama, semua dokumen tersebut harus dilindungi hingga tingkat yang diperlukan untuk dokumen terpenting yang ada di antara semua dokumen tersebut.
Ini, sekali lagi, memerlukan biaya yang tidak perlu untuk peralatan. Secara ekstrem, ini berarti semua rekaman harus disimpan dalam tempat penyimpanan yang tahan api, dan antimaling.
Selanjutnya, setiap klasifikasi yang luas harus dibuatkan subbagiannya dengan cara yang paling mudah. Misalnya, korespondensi umumnya diklasifikasikan menurut nama koresponden. Sebuah map yang terbuka untuk setiap orang atau perusahaan yang berhubungan dengan perusahaan, dan surat disusun di dalam map dengan urutan tanggal.
Hal itu mengikuti urutan logis dari pengelompokan yang lebih besar ke yang lebih kecil, sehingga dokumen mudah dicari dan didapatkan.
Metode yang digunakan untuk pengklasifikasian di dalam setiap jenis yang luas harus bergantung kepada bagaimana orang yang menggunakan arsip berpikir mengenai dokumen individu.
Misalkan, bila sepucuk surat diperlukan untuk acuan, surat itu kerap dipikirkan berkenaan dengan nama koresponden bersangkutan “surat dari Milea“. Akan tetapi, barangkali saja surat itu dipikirkan sehubungan dengan subjek tertentu “surat mengenai kontrak kebersihan kantor“.
Bagaimana orang berpikir mengenai dokumen akan menentukan bagaimana mereka akan memintanya, dan selanjutnya harus menentukan judul acuan di dalam arsip.
Setelah menentukan bagaimana setiap kelompok utama dibuat subbagiannya, maka harus diputuskan dalam urutan seperti apa sebuah dokumen atau map individu akan disusun di dalam arsip agar memudahkan pencairannya.
Untuk tujuan ini, arsip dapat diklasifikasikan dengan lima metode utama yaitu:
- Alfabetis
- Geografis
- Subjek
- Numeris
- Kronologis
- atau kombinasi dari kelimanya.
1. Klasifikasi alfabetis Arsip
Klasifikasi alfabetis (buku petunjuk telpon adalah salah satu contohnya) begitu lazim digunakan sehingga tidak memerlukan penjelasan. Klasifikasi ini khususnya cocok bila judul klasifikasi adalah menurut nama orang, atau nama produk.
Metode Arsip yang sederhana ini mempunyai beberapa keuntungan:
- Juru tulis dapat mengerti tanpa pelatihan yang lama.
- Metode ini elastis, yaitu judul baru dapat ditambahkan pada setiap titik tanpa menggunakan klasifikasi.
- Metode ini membentuk indeksnya sendiri, yaitu tidak diperlukan indeks yang terpisah.
Sebaliknya, sistem pengarsipan ini tidak selalu merupakan yang tercepat, dan kesulitan mungkin timbul karena kesalahan dalam mengeja nama. Bila banyak sekali arsip yang disusun secara alfabetis, kaidah yang tegas harus ditetapkan.
Berikut ini adalah beberapa contoh:
- Arsipkan di bawah huruf inisial dan huruf berikutnya dari nama keluarga dan inisial dari nama kecil.
- Abaikan pangkat dan jabatan (Kapten, Tuan, dan sebagainya).
- Arsipkan nama perusahaan di bawah kata utama yang pertama (atau huruf bila tidak ada kata yang dimasukkan di dalam nama), misalnya:
A. L. L. Co. Ltd.
Aagar, T.
Allan, Dr B.
Allan & Co.
Allan, Mrs D.
Buku petunjuk telepon adalah pedoman yang mudah bila ada keraguan mengenai kaidah yang harus dipatuhi.
2. Klasifikasi geografis Arsip
Di dalam sistem ini, lokasi atau alamat digunakan untuk mengidentifikasi judul.
Secara ekstrem, susunannya adalah berdasarkan negara, kemudian kota, jalan, dan nomor. Namun, sering kali lebih mudah untuk menggunakan sistem geografis hanya untuk pengelompokan besar dan kemudian memasukkan sistem alfabetis atau sistem lain, misalnya:
- Korespondensi penjualan dalam negeri. Dengan wilayah penjualan dan dilanjutkan secara alfabetis dengan nama pelanggan.
- Korespondesi penjualan ekspor. Dengan negara dan dilanjutkan secara alfabetis dengan nama pelanggan.
- Korespondensi cabang. Dengan kota dan jalan, dan dilanjutkan dengan subjek.
Sistem geografis memiliki kekurangan, dimana alamat koresponden harus diketahui untuk menemukan arsipnya dan oleh karena itu indeks nama alfabetis harus terus disimpan.
Selain itu, juru tulis harus dilatih untuk mengenal nama kota dan mengetahui wilayah lainnya.
3. Klasifikasi subjek Arsip
Pengertian Arsip – Meskipun sejumlah rekaman dapat disusun berdasarkan klasifikasi alfabetis atau geografis yang sederhana, banyak rekaman lain yang tidak dan yang harus diarsipkan menurut subjek.
Dengan kata lain, semua dokumen yang berhubungan dengan suatu subjek disatukan di dalam satu arsip, meskipun mungkin berasal dari banyak sumber yang berbeda, serta mencakup surat ke dan dari banyak orang yang berbeda.
Pengarsipan subjek terhitung lambat, karena siapa saja yang mengarsipkan dokumen harus mengerti isi dokumen tersebut, dan harus mengetahui dalam hubungan apa dokumen itu mungkin diperlukan.
Selain itu, pengarsipan berdasarkan subjek tidak dapat ditangani oleh juru tulis pemula. Sering kali harus orang eksekutif sendiri yang menjalankan tugas dalam memutuskan setiap dokumen yang harus dimasukkan.
Bahkan diperlukan kecermatan yang tinggi dalam memilih judul untuk arsip. Masing-masing judul harus dibuat sesingkat mungkin, harus menggambarkan isi arsip, dan harus spesifik. Termasuk judul harus dibuat dalam bahasa sehari-hari, dan subjeknya harus dideskripsikan dengan cara yang sama seperti yang diucapkan dalam percakapan secara umum.
4. Klasifikasi numerik Arsip
Pengertian Arsip – Ini adalah metode pengklasifikasian yang paling sederhana. Setiap rekaman atau kelompok rekaman diberi sebuah nomor dan diarsipkan dengan urutan angka. Klasifikasi numerik, dengan sistem apa pun, memudahkan pemilahan dokumen sebelum diarsipkan, walaupun harus dilakukan secara cermat untuk menghindari kesalahan yang timbul dari pertukaran angka secara mental. Pada dasarnya terdapat tiga metode penomoran yang sesuai dengan situasi yang berbeda.
Bilangan asli
Ini adalah angka yang digunakan orang dalam bahasa sehari-hari. Contoh yang umum adalah nomor registrasi kendaraan bermotor. Bila pengemudi, montir, pemuat barang dan semua orang yang berkepentingan dengan kendaraan menyebutnya B 249 atau mungkin 249, nomor ini merupakan judul arsip yang cocok.
Dalam banyak perusahaan, nomor yang dilekatkan pada gambar, spesifikasi, operasi pabrik, atau barang dalam katalog juga lazim digunakan dan dimengerti sebagai bagian dari bahasa setempat.
Bilangan acak
Ini adalah bilangan yang dialokasikan pada rekaman atau kelompok rekaman secara berurutan sewaktu rekaman dihasilkan atau sewaktu catatan itu ditambahkan ke dalam sistem pengarsipan.
Bila arsip pelanggan terakhir yang dibuka adalah 1264, maka yang berikutnya adalah 1265, tidak peduli siapa nama si pelanggan atau hubungan bisnisnya. Mungkin selalu mudah untuk menambahkan arsip baru pada ujung rak, tetapi bilangan acak tidak memberikan keuntungan lain.
Umumnya, suatu indeks yang terpisah harus dibuat dan waktu harus dihabiskan untuk mengacu ke indeks ini. Namun, ada keadaan di mana rekaman lain yang udah ada dapat berfungsi sebagai indeks. Misalkan, faktur penjualan salinan diarsipkan dalam urutan nomor seri, buku besar penjualan dapat menjadi sarana untuk menemukan nomor faktur yang berhubungan dengan pelanggan tertentu.
Bahasa bilangan
Bilangan dapat disusun sehingga mempunyai makna dan, setelah jangka waktu pelatihan yang termasuk singkat, dapat diterjemahkan dengan cepat.
Metode ini umumnya digunakan dalam sistem pengkodean komputer, di mana bilangan digunakan untuk mengidentifikasi data yang harus dipilah ke dalam urutan logis, diringkas dan dianalisi.
Faktor yang signifikan dalam setiap subjek diidentifikasi dan disusun dalam urutan kepentingan. Misalnya, faktor signifikan yang berhubungan dengan seorang pelanggan mungkin berupa:
- Wilayah geografis di mana ia berada (1 digit);
- Wiraniaga yang mengunjunginya (1 digit);
- Sifat bisnisnya, misalnya pedagang besar, pengecer ganda, pengecer lepas, pelanggan, dan sebagainya (1 digit);
- Cabang industri atau perdagangan di mana ia terlibat (1 digit);
- Nomor unik yang membedakannya dari orang lain yang memiliki karakteristik seperti yang diidentifikasikan oleh (a) – (d).
Nomor kode, misalnya 324509, dapat diartikan seorang pelanggan di Indonesia, yang dilayani oleh wiraniaga bernama Ariani Putri dalam perdagangan besar.
Jika empat digit pertama bilangan tersebut bersifat acak, juru tulis tidak dapat mengerti maknanya tanpa berpaling ke indeks atau menghafalkan hingga 9999 kasus yang terpisah.
Namun, apabila masing-masing digit di dalam setiap posisi memiliki suatu makna, bilangan apa pun dapat diterjemahkan dengan pengetahuan hingga 4 x 10 = 40 digit. Hanya dua digit terakhir, yang berseri dan tidak mempunyai makna, harus ditafsirkan dengan bantuan indeks.
Jika sistem pengkodean komputer dari jenis ini digunakan, barangkali berguna untuk menggunakan sistem yang sama sewaktu mengarsipkan dokumen yang berhubungan.
5. Klasifikasi kronologis Arsip
Pengertian Arsip – Pada sistem pengarsipan ini, rekaman diidentifikasikan dan disusun menurut tanggal atau berdasarkan jam.
Sistem ini sering digunakan dalam mengarsipkan faktur dan tanda terima lain yang ada hubungannya dengan rekening, terutama jika semua dokumen merupakan jurnal.
Dalam pengarsipan korespondensi, surat dapat diarsipkan dalam urutan tanggal penulisan seperti yang terlihat di dalam surat bersangkutan. Kecuali di dalam perusahaan yang paling kecil, sistem ini tidak dapat digunakan secara tersendiri.
Namun, sistem ini umumnya digunakan dalam menyusun dokumen di dalam map yang pada gilirannya disusun dengan urutan yang lain. Korespondensi penjualan, misalnya, dapat disimpan di dalam map, satu map untuk setiap pelanggan. Map tersebut disusun dengan urutan alfabetis nama pelanggan; surat di dalam masing-masing map disusun menurut tanggal.
Peralatan pengarsipan Arsip
Peralatan itu sendiri, betapapun bagus rancangannya, tidak akan menghasilkan pengarsipan yang efisien.
Dalam memilih peralatan yang diperlukan untuk penyimpanan sekelompok dokumen tertentu, semua tujuan ini harus diperhitungkan. Perlindungan dari debu dan kelembapan lebih penting apabila rekaman bersangkutan harus disimpan untuk jangka panjang daripada bila catatan itu harus dihancurkan dalam beberapa bulan.
Kebutuhan untuk perlindungan khusus dokumen dari kerusakan karena kebakaran akan bervariasi menurut tingkat kepentingannya dan juga menurut sifat gedung di mana rekaman bersangkutan di simpan.
Risiko kebakaran di dalam bangunan kayu, atau di kantor yang berdempet dengan gudang yang berisikan barang yang sangat mudah terbakar, jelas lebih besar daripada di dalam bangunan kantor yang terbuat dari baja dan beton.
Beberapa dokumen yang perlu dijaga kerahasiaannya tentu sangat pantas untuk diberikan perlindungan yang sangat ketat dan rapi. Penyediaan alat bantu mekanis yang rinci untuk menyisipkan, menemukan dan mengambil arsip dari kabinet atau wadah lain sangat diperlukan.
